Fra 1. juli 2024 er det er krav, at du registrerer din arbejdstid, og er du arbejdsgiver, skal du indføre et arbejdstidsregistreringssystem. Men er det alle, der skal registrere? Hvordan skal du rent praktisk gøre det? Og hvilket ansvar har du, som medarbejder og arbejdsgiver?

Som lønmodtager har du ret til at holde fri, restituere og passe på dig selv. Det nye er, at din arbejdsgiver skal kunne dokumentere, at de overholder reglerne om daglig og ugentlig hviletid samt maksimal ugentlig arbejdstid.

Hvad siger arbejdstidsreglerne:

Medarbejdere må ikke arbejde mere end 48 timer i gennemsnit per uge i en periode på fire måneder.
Medarbejdere skal have en daglig hvileperiode på mindst 11 sammenhængende timer inden for 24 timer.
Medarbejdere har ret til et ugentligt fridøgn.

På Arbejdstilsynets hjemmeside kan du læse mere om regler og undtagelser:

Bekendtgørelse om hvileperiode og fridøgn m.v.
Bekendtgørelse af lov om gennemførelse af dele af arbejdstidsdirektivet 

Hvem skal tidsregistrere?

Alle medarbejdere er som udgangspunkt omfattet af krav om tidsregistrering.

Loven gælder ikke for administrerende direktører og selvstændige.

’Selvtilrettelæggere’ er undtaget fra at tidsregistrere. Under denne kategori falder fx højtstående ledere og andre, der har stor frihed til at bestemme deres arbejdstid. I din ansættelseskontrakt skal der stå, hvis du er selvtilrettelægger, og at du er undtaget tidsregistreringsregler samt regler i arbejdstidsloven.

Vi ser i nogle af de kontrakter, som I sender ind, at teatre kan vurdere, at instruktøren i forberedelsesperioden er selvtilrettelægger (dvs. ikke i prøveperioden). Du skal være opmærksom på, at det kræver en konkret vurdering at blive undtaget fra de nye regler, og der skal meget til, før du kan blive betragtet som selvtilrettelægger og undtaget fra reglerne og tidsregistrering.

Instruktører og andre kunstneriske ansatte er ikke typisk selvtilrettelæggere, og skal derfor som udgangspunkt tidsregistrere. Begrebet selvtilrettelægger skal fortolkes snævert. Og det skal fremgå af din kontrakt, hvis og hvornår du falder under denne “kategori”.

Hvad tæller som arbejdstid?

Arbejdstid er det tidsrum, hvor du er på arbejde eller står til rådighed for arbejdspladsen, og hvor du løser de opgaver, som er knyttet til din stilling. Har du mulighed for at arbejde hjemmefra, er det også arbejdstid.

Dine pauser, overarbejde, besvarelse af mails om aftenen, eller eventuelle perioder med ventetid eller standby-tid, er som udgangspunkt også arbejdstid. Tal med din arbejdsgiver, hvis du er i tvivl.

Hvad skal jeg registrere?

Du skal som udgangspunkt registrere din samlede daglige arbejdstid. Arbejder du fx i forskellige tidsrum i løbet af dagen, skal du blot registrere din samlede arbejdstid den pågældende dag. Du skal derfor selv holde regnskab og lægge dine arbejdstimer i løbet af dag og aften sammen.

Loven handler ikke om, at du skal notere, hvor meget tid du bruger på enkelte opgaver. Loven kræver ikke, at du registrer, hvornår du kommer og går, og hvornår du holder pause, men alene at du registrer din samlede daglige arbejdstid.

Du skal også registrere ferie, overarbejde og sygdom.

Det er dit ansvar at sikre, at registreringen af din arbejdstid er nøjagtig og rettidig.

Hvad sker der, hvis jeg ikke tidsregistrerer?

Du er som lønmodtager forpligtet til at registre din arbejdstid på samme måde, som du allerede er forpligtet til at følge de politikker og retningslinjer, som gælder på arbejdspladsen.

Det kan derfor få konsekvenser for dit ansættelsesforhold, hvis du konsekvent ikke tidsregistrerer.

Er du arbejdsgiver, kan du her blive klogere på, hvad du konkret skal gøre

Mange instruktører er i perioder arbejdsgiver. Vi har derfor samlet lidt informationer om, hvad de nye regler betyder for dig som arbejdsgiver:

Du skal som arbejdsgiver finde et system/løsning, hvor medarbejderen kan registrere sin arbejdstid. Loven stiller følgende 3 krav:

Arbejdsgiver skal indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle hver enkelt lønmodtagers daglige arbejdstid
Medarbejderen skal have adgang til de pågældende oplysninger.
Oplysningerne skal opbevares i 5 år.

Hvad skal registreres?

Antal arbejdstimer på en dag.
Ferie, fridage og øvrige aftalte fridage.
Andet fravær.

Det er tilstrækkeligt at registrere det samlede antal arbejdstimer på en dag. Der er altså ikke krav om registrering af komme- og gåtider eller klokkeslæt!

Hvad er arbejdstid?
I bør definere, hvad der hos jer hører med i arbejdstid og hvad der kategoriseres som hviletid i ansættelsesforholdet.

Er fx en frokostpause ”egen tid”, så skal den ikke registreres, da det betragtes som hviletid.

Hvis der derimod er tale om rådighedstid, dvs. perioder hvor arbejdsgiveren forventer, at medarbejderen står til rådighed på arbejdspladsen, tæller det som arbejdstid. Hvis medarbejderen kan stå til rådighed udenfor arbejdspladsen, tæller det som hviletid og skal ikke registreres.

Hvilke måder er der til at registrere arbejdstid?

Brug af regneark til tidsregistrering: Hvis I bruger Excel-ark til at tidsregistrere, skal I have en plan for, hvordan I håndterer arket. Fx bør I forholde jer til:

Opbevaring af arket, så både den ansatte og arbejdsgiver kan tilgå arket. Adgangen skal være begrænset, så ingen andre har adgang til arket.
At oplysningerne er tilgængelige i 5 år
At I har en procedure for, at oplysningerne slettes efter 5 år.

Digitale muligheder for tidsregistrering: Der findes mange digitale løsninger for tidsregistrering. Hvis du bruger en af de mange muligheder her, skal du være opmærksom på, om kravene til tidsregistrering er opfyldt.

Husk GDPR i forbindelse med tidsregistrering!
Medarbejderens registrering af arbejdstid vil være betragtet som almindelige personoplysninger og skal derfor håndteres på samme måde, som du behandler andre personoplysninger. Den løsning du vælger, skal leve op til reglerne om databeskyttelse.